Contoh Surat Penawaran dan Panduan Membuatnya

Tim Editorial Rumah.com
RumahCom – Komunikasi sangat penting dalam bisnis. Untuk menjalin hubungan yang baik dengan konsumen dan memastikan bahwa pelanggan Anda mendapatkan informasi terbaru tentang produk yang Anda jual. Surat penawaran menjadi hal yang penting untuk mewujudkannya. Seringkali surat untuk memperkenalkan produk tersebut ditulis seadanya karena tidak ditulis berdasarkan contoh surat penawaran yang baik.
Ketika seorang pelaku bisnis ingin memberi tahu pembeli bahwa suatu produk sedang dijual atau yang baru ada di pasar surat penawaran berperan penting untuk menjangkau konsumen potensial. Surat penawaran yang baik juga dapat menjadi sarana untuk menjaga hubungan dengan konsumen atau klien yang loyal. Nah, untuk dapat mengetahuinya dengan jelas dan membuatnya dengan baik, berikut beberapa poin penting dan contoh-contoh surat penawaran:
  1. Apa yang Dimaksud Surat Penawaran?
  2. Fungsi dan Tujuan Surat Penawaran
  3. Format Surat Penawaran
    1. Isi Surat Penawaran
    2. Kop Surat
    3. Kepala Surat
    4. Kata Pembuka
    5. Isi Pokok Surat
    6. Penutup Surat
  4. Contoh Surat Penawaran Harga
  5. Contoh Surat Penawaran Barang
  6. Contoh Surat Penawaran Kerjasama
  7. Contoh Surat Penawaran Berbagai Keperluan

1. Apa yang Dimaksud Surat Penawaran?

Konsumen perlu mengetahui detail produk yang ditawarkan. (Foto: Oleg Magni/Pexels)
Konsumen perlu mengetahui detail produk yang ditawarkan. (Foto: Oleg Magni/Pexels)
Surat penawaran merupakan surat yang berisi tentang penawaran suatu barang atau jasa yang ditujukan kepada perseorangan atau instansi perusahaan atau biasa disebut juga sebagai surat jual. Tujuan dari surat penawaran ini adalah berguna untuk menawarkan barang kepada pembeli.
Surat penawaran barang harus dibuat dalam bentuk surat formal dimana tertera dengan jelas penjelasan mengenai barang atau jasa yang ditawarkan serta rincian harganya hingga cara pembayarannya. Surat penawaran tersebut dibuat misalnya karena ada permintaan penawaran dari calon konsumen. Namun, tidak jarang produsen atau pihak distributor juga memberikan surat penawaran umum kepada konsumen atau lembaga yang akan menjadi sub-distributor potensial.

2. Fungsi dan Tujuan Surat Penawaran

Surat penawaran dapat mendukung hubungan bisnis. (Foto: Mohammad Danish/Pexels)
Surat penawaran dapat mendukung hubungan bisnis. (Foto: Mohammad Danish/Pexels)
Berdasarkan pengertian surat penawaran barang dan jasa di atas, salah satu fungsi utama dari surat ini adalah untuk menawarkan kerjasama jual-beli dengan pihak lain. Selain itu, surat penawaran juga dapat berfungsi untuk menjaga hubungan baik dengan konsumen loyal. Seperti dilansir dari laman Toppr berikut ini adalah beberapa fungsi dari surat penawaran tersebut:
  • Untuk memasarkan produk yang akan dijual pada konsumen
  • Agar penerima surat dapat mempelajari dan akhirnya membeli produk
  • Sebagai cara untuk memperkenalkan suatu produk kepada pihak lain
  • Untuk menjangkau calon konsumen potensial
  • Untuk membantu memperluas jaringan bisnis.
Melihat pentingnya fungsi-fungsi surat penawaran tersebut, tentunya kita menjadi tahu bahwa surat penawaran ini begitu penting bagi suatu bisnis. Oleh karena itu, perlu diperhatikan juga cara membuat dan contoh surat penawaran yang baik. Tidak ada salahnya melihat beberapa contoh surat penawaran di laman-laman website atau yang pernah dikeluarkan oleh perusahaan lain sebagai referensi. Surat penawaran kerjasama bisa dilakukan saat ingin membantu menjualkan properti. Simak rekomendasi hunian di Purwokerto selengkapnya.

3. Format Surat Penawaran

Surat penawaran harus ditulis secara formal. (Foto: Startup Stock Photo/Pexels)
Surat penawaran harus ditulis secara formal. (Foto: Startup Stock Photo/Pexels)
Dapat dikatakan bahwa surat penawaran merupakan surat yang berisi informasi tentang barang atau jasa yang diperjual-belikan beserta rincian harganya agar dapat dengan mudah dimengerti oleh konsumen atau pembeli sehingga mereka tertarik untuk membeli atau bekerja sama. Berikut format dan isi surat penawaran:

1) Isi Surat Penawaran

Sebelum mengetahui format rincinya, berikut ini adalah beberapa hal yang yang harus ada dalam surat penawaran:
  • Nama perusahaan yang memberikan penawaran.
  • Nama, jenis, mutu, merk, dan jumlah dari suatu produk atau jasa yang ditawarkan.
  • Keadaan Jumlah stok barang atau jasa yang dapat disediakan kepada konsumen.
  • Rincian Harga dari barang atau jasa yang ditawarkan, jika dibeli secara satuan dan jika dibeli dalam partai besar
  • Tawaran kemudahan, seperti gratis ongkos kirim, perbaikan gratis, garansi, dan bentuk kemudahan lainnya.
  • Metode pembayaran yang dapat dipilih oleh konsumen atau pembeli. Contohnya apakah pembayaran lunas di awal, sistem DP, bayar di tempat, dan lainnya.
  • Menawarkan mengenai potongan harga atau diskon jika membeli dalam jumlah tertentu.
  • Cara pengiriman dan penanganan barang atau jasa kepada konsumen atau pembeli.
  • Menyertakan dokumen resmi administrasi dan lampiran keterangan. Misalnya katalog produk, daftar rekam jejak, SIUP, dan NPWP.
Perhatikan dengan teliti mengenai isi dari surat penawaran di atas. Selain untuk membuat bahasa penawaran dengan cara yang menarik namun sopan, sangat penting agar penjelasan mengenai informasi produk, rincian harga, dan informasi lainnya dibuat secara akurat.

2) Kop Surat

Bagian kop surat ini harus dilengkapi dengan informasi mengenai perusahaan yang memberi sebuah penawaran. Kop surat contoh surat penawaran yaitu nama perusahaan, alamat perusahaan, dan kontak yang masih aktif (telepon, email)

3) Kepala Surat

Umumnya, pada bagian kepala surat dicantumkan keterangan mengenai hal – hal berikut ini:
  • Tanggal pembuatan surat
  • Nomor surat
  • Lampiran
  • Perihal
  • Alamat tujuan surat

4) Kata Pembuka

Biasanya, kata pembuka surat pada paragraf pertama berisi kata salam seperti “Dengan hormat” dan penjelasan singkat mengenai alasan dan tujuan pengiriman surat penawaran.

5) Isi Pokok Surat

Pada bagian isi surat penawaran dijelaskan secara rinci mengenai produk dan harga yang sedang ditawarkan kepada calon konsumen atau pembeli. Isi surat penawaran akan lebih jelas jika disertakan dengan keterangan tambahan berupa dokumen katalog, brosur, surat-surat resmi, dan lainnya pada bagian lampiran.

Tips Rumah.com

Pahami contoh surat penawaran yang baik. Selanjutnya, berikan dokumen pendukung produk terbaik dan rinci dalam lampiran.

6) Penutup Surat

Contoh surat penawaran pada bagian penutup surat, berisi himbauan dan harapan kepada calon konsumen atau pembeli agar tertarik dan menjalin kerjasama dengan pihak pemberi penawaran.

4. Contoh Surat Penawaran Harga

Contoh surat penawaran harga harus disertai list lengkap. (Foto: Oleg Magni/Pexels)
Contoh surat penawaran harga harus disertai list lengkap. (Foto: Oleg Magni/Pexels)
Hal-hal yang harus tercantum dalam surat penawaran harga biasanya jenis produk yang ditawarkan, harga produk yang ditawarkan, metode pembayaran, dan informasi mengenai perusahaan. Berikut ini adalah contoh surat penawaran harga:
PT Budi Unggul
Jl. Solo Nomor 161, Sleman, Yogyakarta
Telepon dan Fax (0274) 575689
Email budiunggul@bu.id
Yogyakarta, 20 Desember 2019
Nomor : 7/BT/VI/2019
Lampiran : –
Hal : Penawaran Harga
Kepada Yth. Bpk. Budi Santoso (pemilik Toko Tunggal Jaya)
Jl. Kartini No. 16, Jakarta
Dengan hormat,
Kami dari PT Budi Unggul bermaksud menawarkan produk kepada Bapak Budi Santoso selaku pemilik Toko Tunggal Jaya. Penawaran menarik tersebut khusus kami berikan dalam rangka peluncuran jenis produk terbaru. Berikut daftar harga yang kami tawarkan:
  1. TV LED 32 inch dengan merek Samsung seharga Rp2.200.000
  2. Laptop Acer 14 inch dengan merek Acer seharga Rp3.700.000
  3. Speaker dengan merek Polytron seharga Rp1.400.000
  4. AC dengan merek LG seharga Rp3.500.000.
Jika berminat pada produk dengan harga yang kami tawarkan tersebut, ada beberapa metode pembayaran yang dapat dilakukan untuk menyelesaikan transaksi, yaitu:
  • Pembayaran dengan cash pada saat barang diantar ke toko
  • Pembayaran dengan kartu kredit (BCA dan Mandiri)
  • Pembayaran dengan cicilan sebanyak 4 kali dan DP sebesar 50% dari harga barang.
Demikian surat penawaran harga ini kami sampaikan dengan harapan bahwa Bapak berminat pada produk yang ditawarkan. Atas perhatiannya, kami mengucapkan terima kasih.
Direktur Utama
PT Budi Unggul
TTD
Budi Mulyana
Sumber: Akseleran

5. Contoh Surat Penawaran Barang

Contoh surat penawaran barang harus melampirkan brosur atau katalog. (Foto: Oleg Magni/Pexels)
Contoh surat penawaran barang harus melampirkan brosur atau katalog. (Foto: Oleg Magni/Pexels)
Surat penawaran barang mirip pada umumnya dengan penawaran harga. Agar konsumen tertarik cantumkan kelebihan barang atau keuntungan jika konsumen membeli barang tersebut. Berikut contoh surat penawaran barang:
PT Brothers Office
Berbagai Peralatan dan Mesin Kantor
Jl. Purnama No. 25, Bandung – Indonesia
Telp. (022) 72727363, Fax (022) 72727364
Email : marketing@brothers.com
Jakarta, 04 April 2019
Nomor : 304/SPB/IV/2019
Lampiran : 3 lembar
Perihal : Surat Penawaran Barang
Kepada
Yth. Direktur PT Moose Interior
Bp. Rudy Maulana
Jl. Kopo No. 145 Bandung
Di tempat
Dengan hormat,
Dengan adanya surat ini, Kami dari perusahaan PT Brothers Office yang bergerak dalam bidang peralatan dan mesin kantor, hendak menawarkan produk kami kepada perusahaan Bapak. Kami menawarkan produk yang berkualitas dan modern tetapi dengan harga yang lebih murah, serta bergaransi.
Produk – produk yang kami tawarkan kepada Bapak ialah sebagai berikut :
  • Merek dan warna : Canon DC SC2121, warna Putih
  • Jenis barang : Mesin Foto kopi
  • Tahun pembuatan : Thn. 2019
  • Harga : Rp 55.000.000,- (harga sudah termasuk PPN 10%)
  • Biaya Ongkos Kirim : Gratis
  • Pilihan Cara Pembayaran : Tunai, Kredit
  • Besar harapan Kami agar perusahaan Bapak tertarik dengan produk yang kami tawarkan. Kami juga akan memberikan diskon sebesar 10% kepada Bapak untuk pembelian pertama produk kami.
Untuk informasi lebih lanjut, Bapak dapat menghubungi kami di Jl. Purnama No. 25 Bandung, Telp. (022) 72727363, Fax (022) 72727364.
Kami mengucapkan banyak terima kasih atas perhatian dan kerjasamanya.
Jakarta, 04 April 2019
Hormat Kami,
Fahri Albar
Manajer Pemasaran
Sumber: Kozio

6. Contoh Surat Penawaran Kerjasama

Contoh surat penawaran sebagai sarana kerjasama. (Foto: fauxels/Pexels)
Contoh surat penawaran sebagai sarana kerjasama. (Foto: fauxels/Pexels)
Surat penawaran dapat berupa pengajuan tawaran untuk melakukan kerjasama antar lembaga atau perorangan. Biasanya sebuah perusahaan atau produsen ingin mencari distributor baru untuk menyalurkan produknya. Berikut ini adalah contoh surat penawaran kerjasama:
PT. SEMEN JAWA
Jalan. Kapt. Patimura No.31, Jakarta
Telp: (021) 312 3129 Email: budi@semenjawa.co.id
Jakarta, 21 Januari 2020
Nomor: GSH17335
Perihal : Penawaran Kerjasama
Lampiran : –
Kepada Yth,
Bpk. Lutfi Cahyono
Pimpinan CV. Abdi Karya Distributor
Jalan. Putri Hijau No.21, Batam
Dengan hormat,
Kami dari PT. Semen Jawa bermaksud untuk menawarkan kerjasama dengan CV. Abdi Karya Distributor untuk menjadi distributor utama produk kami di wilayah Batam, produk-produk kami berupa:
  • Semen Bangunan Premium Holcam
  • Semen Bangunan Super HolcamSup
Kami sebagai perwakilan perusahaan akan memberikan kompensasi yang bisa dinegosiasikan kepada CV. Abdi Karya Distributor jika bersedia menjadi distributor utama produk-produk perusahaan kami.
Adapun mekanisme terkait kerjasama bisnis ini akan kami jelaskan lebih lanjut apabila CV. Abdi Karya Distributor tertarik dengan penawaran kerjasama bisnis ini.
Atas perhatian dan kerjasamanya kami ucapkan banyak terimakasih.
Hormat kami,
PT. Semen Jawa
Budi Darsono
Manager Pemasaran
Sumber: Kotakpintar

7. Contoh Surat Penawaran Berbagai Keperluan

Contoh surat penawaran untuk berbagagai keperluan bahkan penawaran properti. (Foto: The Lazy Artist/Pexels)
Contoh surat penawaran untuk berbagagai keperluan bahkan penawaran properti. (Foto: The Lazy Artist/Pexels)
Contoh surat penawaran tidak hanya dapat digunakan untuk jual beli produk atau jasa saja. Contoh surat penawaran penggunaannya dapat untuk berbagai keperluan. Contoh surat penawaran di bawah ini adalah surat penawaran untuk tanah:
PT. Green Home Property
Jalan. Kapt. Patimura No.31, Jakarta
Telp: (021) 312 3129 Email: eko@ghproperty.co.id
Jakarta, 20 Januari 2020
Perihal : Penawaran Harga Tanah
Lamp : (12) Berkas fotokopi sertifikat (SHM)
Kepada
Pimpinan PT Bahtera Indah
Jl. Wahid Hasyim No. 172
Makassar
Perkenankan lah terlebih dahulu kami ucapkan terima kasih atas kesempatan yang di berikan kepada kami untuk menawarkan penjualan tanah kepada PT Bahtera Indah. Ada pun data-data tanah yang kami tawarkan adalah sebagai berikut:
Letak/ Lokasi : Jl. Merdeka No. 43 Makassar
Luas Tanah : +- 7 Hektar
Status Tanah : Sertifikat Hak Milik (Copy Terlampir)
Harga Penawaran : 1.200.000/m2 (Dapat dinegosiasikan)
Lahan ini cocok untuk :
  • Pengembang properti
  • Universitas/sekolah
  • Wisata
  • Ruko
Untuk informasi lebih lanjut dapat menghubungi:
  1. No. Handphone: Eko Mulyadi (08155599996)
  2. Email: Eko@akakproperty.co.id
Dari uraian di atas, jika gambaran proposal masih terdapat kekurangan tentang informasi lain yang tidak termuat dalam proposal ini. Anda dapat menghubungi kami untuk mempresentasikan semua gambaran tanah lahan secara menyeluruh. Peminat/pembeli juga dapat mengadakan survey ke lokasi yang sampai mekanisme proses akhir transaksi.
Demikian proposal ini dibuat agar yang berkepentingan bisa memberikan alternatif bisnis dalam proses terlaksananya pembelian dengan harga terjangkau serta bermanfaat atas peruntukan tanah yang dimaksud oleh calon pembeli, Atas perhatian dan kerjasamanya kami ucapkan banyak terimakasih.
Makassar, 3 Oktober 2018
PT. Green Home Property
Hormat Kami,
(Eko Mulyadi)
Sumber: Suratresmi.id
Nah begitulah beberapa contoh surat penawaran yang baik. Surat ini baiknya ditulis secara formal dan rapi seperti contoh surat lamaran yang telah Anda baca. Dengan surat ini harapannya penjualan produk Anda dapat meningkat dan dapat menjaga hubungan baik dengan konsumen. Semoga artikel ini dapat membantu Anda.
Jangan sampai lalai dalam membuat sertifikat tanah. Pahami ketentuannya dalam video ini.
Temukan lebih banyak pilihan rumah terlengkap di Daftar Properti dan Panduan Referensi seputar properti dari Rumah.com

Hanya Rumah.com yang percaya Anda semua bisa punya rumah.

Tanya Rumah.com

Jelajahi Tanya Rumah.com, ambil keputusan dengan percaya diri bersama para pakar kami

Kalkulator KPR

Ketahui cicilan bulanan untuk hunian idaman Anda lewat Kalkulator KPR.

Kalkulator Refinancing

Ketahui berapa yang bisa Anda hemat dengan melakukan refinancing untuk cicilan rumah Anda saat ini

Kalkulator Refinancing

Ketahui berapa yang bisa Anda hemat dengan melakukan refinancing untuk cicilan rumah Anda saat ini